各学院：

学生档案材料是学生档案最主要的组成部分，是反映学生情况的基本凭证和重要依据。学生档案材料的收集工作尤为重要。为及时做好我校学生档案的整理、归档工作，特作出以下工作要求：

一、高度重视，明确责任

各学院要高度重视，加强领导，明确责任，指定专人（辅导员）负责组织好档案材料的收集工作。请各学院见通知后于2023年3月17日将本学院分管此项工作的辅导员名单电子版上报至学生档案管理科。(邮箱：xshdangan@wfmc.edu.cn或微信)

二、收集材料的对象及范围

收集材料对象：在校本科全体学生

收集材料范围：各学院目前保管的学生档案材料

三、需收集的档案材料内容

1. 奖励材料：各种荣誉登记表或审批表（如三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干部、优秀团干部标兵、优秀团员标兵等）。

2. 各类奖学金审批表（如国家奖学金、国家励志奖学金、省政府奖学金、省政府励志奖学金、少数民族省政府奖学金、校长奖学金、校优秀学生一二三等奖学金、单项奖学金等）。

3. 各学院保存的党团关系材料（包括新发展团员）。

4. 反映学生在抗击疫情过程中做出突出贡献的表彰材料。

5．其它按规定需要入档的材料。

四、档案材料收集要求

1．各类入档的登记表或审批表要求手续必须完备。凡规定由组织审查盖章的，需加盖公章，审批意见、日期等内容填写完备。

2. 归档材料应当是原件，特殊情况需存入复印件的，应在复印件（A4纸张）上加盖相关职能部门公章。

3．归档材料必须注明学生姓名、专业、班级及学号（在材料的右上角用铅笔标注），分类汇总整理后，每类材料以班级为单位按照学号由小到大的顺序排列。

4. 自3月17日起可与学生档案室预约，以学院或年级为单位，由负责档案管理的辅导员将以上材料汇总整理后（附材料清单）移交至学生工作处学生档案管理科。3月24日结束此项工作。

5. 不符合归档要求的档案材料不予接收。

五、工作要求

高校学生档案是大学生在校学习期间各种表现真实记载的凭证，它关系到学生毕业后的就业、保险、提干、养老、出国等一系列切身利益问题，如有缺失不仅会严重损害毕业生权益，也会给学校声誉造成不良影响。各学院应本着对学生负责、对学校负责的态度，加强对学生档案材料的管理力度，指定专人负责，责任落实到人，确保在校大学生档案材料及时、规范、完整入档。对于利用档案材料徇私舞弊、保管不善造成缺失的，将依法追究相关人员责任。

学生档案管理科

2023年3月17日