关于做好2021级新生档案
接收工作的通知
各学院：
新生档案是学生档案的重要组成部分，是学校审查确认新生入学资格、学生个人发展和今后用人单位选拔考核人才的重要依据。为做好此项工作，通知如下。
高度重视明确责任
各学院要高度重视，明确责任。指定专人（辅导员）负责新生档案工作。组织好本单位新生档案材料的收集、移交和归档。
请各学院见通知后于2021年8月31日-9月1日将本学院分管新生档案的辅导员名单电子版上报至学生处学生档案管理科。(邮箱：xshdangan@wfmc.edu.cn或QQ、微信)
二、新生档案接收范围
2021年取得我校正式学籍的普通本科学生
三、新生档案内容
①高中档案/专科档案
②录取通知书
③准考证
④普通高等学校招生考生电子档案
⑤高等学校入学登记表
⑥潍坊医学院学生学籍档案卡
⑦入团材料
⑧入党材料
注意：以上材料新生报到后均由各学院接收。材料④⑤⑥由教务处发至各学院。学生高中档案（专科档案）如需打开查阅，查阅人请阅后签字并背书是否缺少材料。学生处档案工作人员、学院领导、分管档案辅导员有权查阅学生档案，其他人不得查阅。
四、档案的接收
1.各学院应认真履行收交登记手续。妥善保管，确保档案的完整与安全。
2.个别新生档案仍未转递到校的，请各学院敦促学生抓紧与原毕业学校联系，9月30日前将本人档案转递到校，或由原毕业学校出具档案丢失证明，并将证明材料放入档案袋中。
五、档案的整理
1.各学院每班指定2人（仅限团支部书记、班长担任）协助分管档案辅导员负责本班级新生档案的收集整理。
2.分管档案辅导员收齐所带班级学生档案后，到学生处学生档案管理科领取《潍坊医学院学生档案袋》。
3.《潍坊医学院学生档案袋》封面，需按要求填写好各项目：有的在份数栏填“1”；没有的勿填。页数栏不填。
4.将档案材料装入档案袋。
5.新生档案整理需进行培训。（时间另行通知）
六、档案的移交
以学院为单位组织档案移交。以班级为单位，按学生学号由小到大排序编号即档案编号（在档案袋右下角用铅笔标识），并按学号由小到大排列档案，分班级将档案用细绳扎捆，并在每捆档案上附本班级学生名单。清点无误后，由辅导员移交学生处学生档案室，办理交接登记手续。
档案整理移交时间：9月30日—10月20日。期间，根据各学院预约时间先后安排档案移交事宜。各学院移交档案时需要提交班级《潍坊医学院2021级新生档案统计表》纸质一式两份（须负责接收新生档案辅导员签字并加盖学院公章，学生处学生档案室和学院各存一份），电子版发送至xshdangan@wfmc.edu.cn。
七、注意事项
1.学生档案的整理归档工作具有严肃性、保密性和纪律性，在档案的初步整理过程中班级辅导员（班主任）必须在场，学生本人不得参与本人档案整理。
2.各学院相关工作人员要本着严肃认真和高度负责的态度，在学生档案整理过程中务必认真检查核对，确保档案材料不错装、漏装，并做好缺档登记。
附：潍坊医学院2021级新生档案统计表.
联系人：黄老师
联系电话：8462135
办公地点：浮烟山校区学生工作处学生档案管理科（教学楼F区302室）
学生工作处
2021年8月31日