各院（系）：

学生档案材料的收集、保管工作是院（系）学生管理重要的基础性工作。为及时有效地做好我校在校本科学生档案的整理、归档和转递工作，特作出以下工作要求和说明：

一、高度重视，明确责任

各院（系）要高度重视，加强领导，明确责任，指定专人（辅导员）负责组织好档案材料收集工作。请各院系见通知后于2019年12月9日将本院系分管此项工作的辅导员名单电子版上报至学生档案管理科。(邮箱：xshdangan@wfmc.edu.cn或QQ、微信)

二、收集材料的对象及范围

收集材料对象：在校本科全体学生

收集材料范围：各院（系）目前保管的学生档案材料

三、需收集的档案材料内容

1．奖励材料：各种荣誉登记表或审批表（如十佳大学生、三好学生、优秀学生干部、优秀团员、模范团干部、优秀毕业生等）。

2．各类奖学金审批表（如国家奖学金、国家励志奖学金、省政府奖学金、省政府励志奖学金、少数民族省政府奖学金、校长奖学金、校优秀学生一二三等奖学金、单项奖学金等）。

3．各院（系）保存的党团关系材料（包括新发展团员）。

4．其它按规定需要入档的材料。

四、档案材料收集要求

1．各类入档的登记表或审批表要求手续必须完备。凡规定由组织审查盖章的，需加盖公章，审批意见、日期等内容填写完备。

2. 归档材料应当是原件，特殊情况需存入复印件的，应在复印件（A4纸张）上加盖相关职能部门公章。

3．归档材料必须注明学生姓名、班级及学号（在材料的右上角用铅笔标注），分类汇总整理后，每类材料以班级为单位按照学号由小到大的顺序排列。

4. 自12月10日起可与学生档案室预约，以院（系）或年级为单位，由负责档案管理的辅导员（或班主任）将以上材料汇总整理后（附材料清单）移交至学生工作处学生档案管理科并办理移交登记手续。12月20日结束此项工作。

5.不符合归档要求的档案材料不予接收。

五、工作要求

高校学生档案是大学生在校学习期间各种表现真实记载的凭证，它关系到学生毕业后的就业、保险、提干、养老、出国等一系列切身利益问题，如有缺失不仅会严重损害毕业生权益，也会给学校声誉造成不良影响。各院（系）应本着对学生负责、对学校负责的态度，加强对学生档案材料的管理力度，指定专人负责，责任落实到人，确保在校大学生档案材料及时、规范、完整入档。对于利用档案材料徇私舞弊、保管不善造成缺失的，将依法追究相关人员责任。

学生档案管理科

2019年12月9日