各院（系）：
新生入学档案是学生个人档案的重要组成部分，是学校审查确认新生入学资格的重要依据，也是关系学校规范办学、加强管理，学生个人发展和今后用人单位选拔考核人才的重要依据。为做好此项工作，通知如下。
各院（系）要高度重视，加强领导，明确责任，指定专人（辅导员或班主任）负责新生档案工作，并配备1-2名兼职档案员，组织好本单位新生档案资料的收集、保管、移交和归档。请各院系见通知后于2019年9月25日-26日将本院系分管新生档案的辅导员名单及各班整理档案的班长与团支书名单（即参加第九期新生档案接收工作培训班名单）电子版上报至学生档案管理科。(邮箱：xshdangan@wfmc.edu.cn或QQ、微信、)
二、新生档案接收范围及要求
凡取得我校正式学籍的普通本科学生均应将其档案存放学生处档案室。凡今年经学校同意借读的学生，单独组班的按班级整理并标识，插班的排在班级的后面，随所在班级上交。
三、新生入学档案内容
新生入学档案是指学生在升入我校前的档案，如普通本科生的中学档案、专升本学生升本前的专科档案等。一般包括以下材料：
①高考档案（即录取材料包括“高考考生报名登记表”、“高考考生体检表”、“高考志愿表”等材料，仅部分省外考生有）。
②高中档案（高中毕业生登记表或高中学籍卡）。
③其他材料（指团员、党员材料和奖励等材料）。
④高考电子档案（在核对学生照片、考生号、身份证号等信息无误后，装入本人档案袋）。
⑤新生入学登记表。
注意：以上材料新生报到后均由各院系接收。材料④⑤由教务处发至各院（系）。学生高中档案（专科档案）如需打开查阅，查阅人请阅后签字并背书是否缺少材料。学生处档案室工作人员，院系领导或专职辅导员有权查阅学生档案，其他人不得查阅。
四、档案的接收
1.各院（系）在接收学生自带档案时，应认真履行收交登记手续，并妥善保管，确保档案的完整与安全。
2.个别新生档案仍未转递到校的，请各院(系)敦促学生抓紧与原毕业学校联系，10月28日前将本人档案转递到校，或由原毕业学校出具档案丢失证明，并将证明材料放入档案袋中。
五、档案的整理
1.各院（系）每班指定2人（仅限团支部书记、班长担任）负责本班级新生档案的收集整理（学生处择期举办第九期新生兼职档案员培训班进行统一培训，时间地点另行通知）。
2.辅导员收齐所带班级学生档案后，到学生处学生档案室领取《潍坊医学院学生档案袋》。
3.将档案材料装入《潍坊医学院学生档案袋》时，务必把原档案袋一并放入，尤其是封面有档案材料目录的档案袋。
4.《潍坊医学院学生档案袋》封面，需按要求填写好各项目：有的在份数栏填“1”；没有的勿填。 页数栏不填。
六、档案的移交
以院系为单位组织档案移交。以班级为单位，按学生学号由小到大排序编号即档案编号（在档案袋右下角用铅笔标识），并按学号由小到大排列档案，分班级将档案用细绳扎捆，并在每捆档案上附本班级学生名单。清点无误后，由辅导员移交学生处学生档案室，办理交接登记手续。
档案移交时间：10月28日—11月15日。期间，根据各院(系)预约时间先后安排档案移交事宜。各院（系）移交档案时需要提交班级《潍坊医学院2019级新生档案统计表》纸质一式两份（须负责接收新生档案辅导员签字并加盖院系公章，学生处学生档案室和院系各存一份），电子版发送至xshdangan@wfmc.edu.cn。
七、注意事项
1.学生档案的整理归档工作具有严肃性、保密性和纪律性，在档案的初步整理过程中班级辅导员（班主任）必须在场，学生本人不得参与本人档案整理。
2.各院系相关工作人员要本着严肃认真和高度负责的态度，在学生档案整理过程中务必认真检查核对，确保档案材料不错装、漏装，并做好缺档、多档的登记。
附：潍坊医学院2019级新生档案统计表.
联系人：黄老师
联系电话：8462135
办公地点：浮烟山校区学生工作处学生档案管理科（教学楼F区302室）
学生工作处
2019年9月24日